Za pravilno izvedbo sofinanciranih projektov tukaj so navodila za vodenje projekta, ki obsegajo 3 sklope tematik:
1. administrativno vodenje
2. finančno vodenje
3. informiranje in obveščanje.
V okviru zgoraj navedenih tematik, Program redno organizira delavnice, namenjene upravičencem. Datume in vsebine delavnic so objavljene na spletni strani programa in poslane upravičencem po elektronski pošti.
Skupni sekretariat (SS) spremlja izvajanje projektov in je za vse informacije v zvezi s projektom na voljo upravičencem - vodilnemu partnerju (VP) na elektronskem naslovu: [email protected] in po telefonu: 040 3775993.
VP je odgovoren za posredovanje informacij projektnim partnerjem (PP).
Poleg e-naslova [email protected] sta aktivna tudi naslednja e-naslova: [email protected] in [email protected].
Za učinkovitejšo in hitrejšo obravnavo številnih in raznolikih zahtev, ki jih prejemamo vsakodnevno, prosimo, da pišete na:
1) [email protected] v zvezi z zadevami, povezanimi s finančnimi vidiki projekta, kot so na primer:
2) [email protected] v zvezi z zadevami, povezanimi s komuniciranjem o projektu, kot so na primer:
3) [email protected] v zvezi z administrativnimi zadevami, kot so na primer:
Referenčni dokumenti v okviru administrativnih postopkov so razpis, prijavni obrazec in pogodba o dotaciji sofinanciranja. VP služi organom programa (Organ upravljanja - OU in Skupni sekretariat - SS) kot referenčna točka za vse PP: vsako vprašanje in/ali prošnjo mora VP poslati na elektronski naslov [email protected] in/ali po telefonu na številki 040 3775993.
Administrativno vodenje obsega informacije in tematike, kot so na primer:
Prošnje za spremembo mora VP poslati na SS, izpolniti mora Obrazec za sporočanje sprememb, ki ga najde na spletni strani Programa https://www.ita-slo.eu
Obrazec mora VP podpisati in poslati po certificirani pošti PEC: [email protected] in po e-naslovu: [email protected].
V uvodnem delu obrazca naj označi, za katero spremembo (ali spremembe) zaprosi:
A. Spremembe projektnega partnerstva à glej 8. člen Pogodbe à priloži novo pogodbo o partnerstvu
B. Prerazporeditev sredstev med različnimi kategorijami izdatkov znotraj skupne vrednosti projekta za posameznega PP à glej 8. člen Pogodbe à priloži excel obrazec “variazioni-spremembe” in/ali excel obrazec “finančni načrt” in/ali Prilogo 2 (Časovni načrt)
C. Spremembe aktivnosti in/ali predvidenih rezultatov projekta à glej 8. člen Pogodbe
D. Spremembe priloge 2 (Časovni načrt) in/ali priloge 3 (Kazalniki) k Pogodbi o dotaciji sofinanciranja à glej 8. člen Pogodbe à priloži nove priloge
E. Spremembe obdobja trajanja projekta à glej 4. člen Pogodbe
F. (Druge) spremembe, ki vplivajo na učinkovitost projektnih aktivnosti in doseganje predvidenih ciljev in kazalnikov
G. Aktivnosti izven upravičenega območja, ki niso predvidene v Prijavnici.
Opisni del mora biti izpolnjen v slovenskem in italijanskem jeziku in mora vsebovati kratek opis za vsakega PP-ja, za katerega se zaprosi za spremembo. Obrazcu se priložijo zahtevane priloge.
Vse zgoraj navedene spremembe odobri OzS, razen prošnje izven upravičenega območja in prošnje za finančno spremembo pod 15%. Postopek za odobritev traja 2-3 mesece. Odobritvi sledi priprava aneksa k Pogodbi, ki ga podpišeta OU in VP.
Upravičene izdatke, ki nastanejo v okviru izvajanja projektnih aktivnosti, se obračuna. Za pravilno stroškovno spremljanje izvajanja projektov morajo upravičenci slediti naslednjim korakom:
2.1 Poročanje o izdatkih
Poročanje predvideva uporabo spletnega sistema FEG - http://istanze-web.regione.fvg.it/CruscottoBeneficiario/login.aspx?LANG=sl-SI
Za dostop v sistem se morajo slovenski PP prijaviti v sistem LoginFVG kot "močni" uporabniki (strong Login). Za prijavo mora VP poslati prošnjo SS in navesti osebne podatke vseh zakonitih zastopnikov PP (ime, priimek, DŠ ali EMŠO, datum in kraj rojstva ter uporabniško ime loginFVG - Obrazec Strong Login).
Za dostop v sistem se morajo italijanski PP prijaviti z uporabo digitalnih identitet (SPID, Cns, Cie). Italijanskim državljanom, ki še ne uporabljajo digitalne identitete (npr. Cns, Cie ipd.), priporočamo, da pridobijo digitalno potrdilo skladno z spodnjimi navodili.
Smernice za predložitev poročil prek sistema - NOVO!
Navodila za registracijo LoginFVG za slovenske partnerje
Navodila za nov način dostopanja za italijanske partnerje
Priročnik za aktivacijo pooblastil v sistemu za poročanje za italijanske upravičence
2.2 Potrjevanje izdatkov
Oddaja poročila je možna samo preko sistema FEG. Italijanska in slovenska prvostopenjska kontrola (FLC) imata 90 dni časa, da vsakemu VP in PP pošljeta validacijo izdatkov.
Priročnik za prvostopenjsko kontrolo in Checklist za javna naročila in zunanje strokovne naloge za italijanske upravičence: v priročniku so deli, ki se nanašajo na postopkovne in regulativne novosti, označeni z rumeno barvo in pripravljen je nov dokument, vademecum za poročanje, ki predstavlja povzetek glavnih pravil poročanja. Slovenski upravičenci najdejo tukaj vse potrebne informacije, obrazce in navodila slovenske prvostopenjske kontrole.
2.3 Poročila VP o projektnih aktivnostih
Poročilo se nanaša na zadnje zaključeno poročevalsko obdobje, ki ga je potrebno vsako leto poslati na naslov [email protected] do 31. januarja (za aktivnosti v okviru zadnjega obdobja poročanja) in do 31. julija (za aktivnosti v okviru zadnjega obdobja poročanja).
2.4 Zahtevek za povračilo
VP mora za zahtevek za povračilo uporabiti Excel obrazec, ki mu ga posreduje SS, bodisi za prispevek ESRR bodisi za nacionalno javno italijansko sofinanciranje. Excel obrazec ga SS pravočasno pošlje VP in ga mora izpolniti vsak PP
Obrazec je potrebno izpolniti in ga poslati SS po prejemu validacije izdatkov, ki jo izdajo organi, ki opravljajo prvostopenjsko kontrolo v okviru Programa (italijanska in slovenska) in mora vsebovati podatke o enem ali več poročilih.
2.5 Izplačilo stroškov
Zahtevke za izplačilo VP posreduje SS, ki jih preveri in, v primeru odobritve, pošlje Organu za potrjevanje (OP), ki poskrbi za izplačilo. Prispevek ESRR se izplača VP, nacionalno javno italijansko sofinanciranje pa posameznim partnerjem, če je bilo predvideno. VP mora posredovati na SS potrdilo o opravljenem plačilu projektnim partnerjem.
2.6 Prošnja za spremembo finančnega načrta
V skladu z 8.čl. pogodbe o dotaciji sofinanciranja, morajo biti vse spremembe finančnih načrtov za vsakega partnerja posredovane SS.
Za ustrezno obravnavo in za pravilni vnos podatkov v spletni sistem, se lahko obvestila in vloge za sporočanje sprememb posredujejo izključno v naslednjih terminih:
Spremembe višje od 15% in eventuelne spremembe za podaljšanje trajanja projekta mora VP posredovati OU in SS po certificirani pošti PEC: [email protected] in v vednost na mejl [email protected] z uporabo:
2.7 Zaključno poročilo projektov in zadnji zahtevek za izplačilo
V skladu s Pogodbo za sofinaciranje VP morajo oddati zadnji zahtevek za izplačilo in zaključno poročilo v roku 2 (dveh) mesecev od prejema zadnje izjave o potrjenih izdatkih prvostopenjske kontrole. Zaključno poročilo izpolni VP na obrazcu Poročila o aktivnostih (glej 2.3), ter izbere v spustnem seznamu s številom poročila opcijo “Relazione finale/Zakjučno poročilo”. Poleg xls datoteke “Zaključno poročilo”, izpolni VP tudi word datoteko “Priloga k zaključnemu poročilu" (glej spodaj). Zaključno poročilo zajema poročilo o opravljenih aktivnostih za celotno obdobje izvajanja projekta.
Zadnji zahtevek za izplačilo, zadnje poročilo o aktivnostih in Prilogo k zaključnemu poročilu mora VP vključno s spremnim dopisom poslati po certificirani pošti PEC: [email protected] in na elektronski naslov Skupnega sekretariata: [email protected]. V skladu s prilogo k zaključnemu poročilu mora VP poslati 3 izvode gradiva/materiala, kot so CD-ji, DVD-ji in podobno. Material mora biti poslan na Skupni sekretariat na naslov: ulica del Lavatoio 1 v Trstu, vključno s spremnim dopisom, ki ga je VP poslal po certificirani pošti PEC. Zadnji zahtevek za izplačilo, zadnje poročilo o aktivnostih in Prilogo k zaključnemu poročilu mora VP vključno s spremnim dopisom poslati po certificirani pošti PEC tudi v primeru, da je poročilo o aktivnosti že poslali.
Priloga k zaključnemu poročilu
2.8 Izjava Vodilnega partnerja in Projektega Partnerja o ohranitvi namembnosti (npr. za infrastrukturne naložbe, opremo)
Priloga k zaključnemu poročilu vsebuje prvo Izjavo Vodilnega partnerja in Projektnega Partnerja o ohranitvi namembnosti (npr. za infrastrukturne naložbe, opremo). Izjave (Vzorec Izjave Vodilnega partnerja o ohranitvi namembnosti in Vzorec Projektnega partnerja o ohranitvi namembnosti) bo moral VP izpolniti tudi v naslednjih 4 letih po prvi izjavi (skupno 5 let) in poslati po certificirani pošti PEC: [email protected] in na elektronski naslov Skupnega sekretariata: [email protected].
Program ima svojo komunikacijsko strategijo, iz tega sledi da mora komunikacija projektov biti v skladu z navodili in priporočili strategije.
Program vsakemu projektu dodeli uradni logo, ki ga mora obvezno uporabljati. Na spletni strani programa je objavljen Priročnik za uporabo celostne grafične podobe pri izvajanju projektnih aktivnosti informiranja in obveščanja v okviru programa - Razl. št. 3/21 (glej spodaj). Promocijski material spada pod upravičene stroške samo če je oblikovan v skladu s priročnikom in če ga predhodno odobri SS.
Program za vsak projekt pripravi, v okviru spletne strani programa, svojo spletno stran, ki jo lahko ureja VP ali odgovorna oseba za komunikacijo, ki jo poimenujejo PP. Odgovorni/a za komunikacijo ima svoje uporabniško ime, ki mu/ji omogoča dostop do back offica in urejanje spletne strani projekta. VP mora sporočiti SS, kdo je izbrana oseba, odgovorna oseba za komunikacijo in naslov njene elektronske pošte.
Program daje na voljo rezervirano območje za izmenjavo dokumentov za vsak projekt. Za dostop do tega območja kliknete na povezavo "Zaklenjena vsebina" na domači spletni strani programa. Vsak PP dobi uporabniški račun za dostop do tega območja. VP mora sporočiti SS imena oseb, ki bodo imele dostop v to območje in naslov njihove elektronske pošte (ena odgovorna oseba za vsakega PP).
Pišite na [email protected] v zvezi z zadevami, povezanimi s komuniciranjem o projektu.
Da se zagotovi pravilno izvajanje projektnih aktivnosti in na podlagi zahtev upravičencev, v okviru izrednega stanja COVID-19 in s-tem povezanimi ukrepi za zadrževanje v državah članicah Programa, Italiji in Sloveniji, OU sporoča sledeča navodila:
Priročnik o upravičenosti izdatkov - Razpis 1/2016, 2/2016, 3/2016 in 4/2016
Priročnik o upravičenosti izdatkov - Razpis 5/2016
Priročnik o upravičenosti izdatkov - Razpis 6/2018
Priročnik o upravičenosti izdatkov - Razpis 7/2019
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za četrto trimesečje 2017
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za prvo trimesečje 2018
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za drugo trimesečje 2018
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za tretje trimesečje 2018
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za četrto trimesečje 2018
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za prvo trimesečje 2019
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za drugo trimesečje 2019
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za tretje trimesečje 2019
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za četrto trimesečje 2019
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za prvo trimesečje 2020
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za drugo trimesečje 2020
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za tretje trimesečje 2020
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za četrto trimesečje 2020
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za prvo trimesečje 2021
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za drugo trimesečje 2021
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za tretje trimesečje 2021
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za četrto trimesečje 2021
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za prvo trimesečje 2022
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za drugo trimesečje 2022
Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za tretje trimesečje 2022
Priročnik za prvostopenjsko kontrolo in Checklist za javna naročila in zunanje strokovne naloge za italijanske upravičence: v priročniku so deli, ki se nanašajo na postopkovne in regulativne novosti, označeni z rumeno barvo in pripravljen je nov dokument, vademecum za poročanje, ki predstavlja povzetek glavnih pravil poročanja. Slovenski upravičenci najdejo tukaj vse potrebne informacije, obrazce in navodila slovenske prvostopenjske kontrole.
Revizijska sled za CTN projekte in Revizijska sled za standard/strateške projekte.
Vzorec za Vmesno poročilo o aktivnostih
Vzorec za Izjava o DDV statusu
Spletni informacijski sistem za poročanje v okviru standard projektov
Smernice za predložitev poročil prek sistema - NOVO!
FAQ za Poročanje standardnih projektov
Vzorec za Poročilo o aktivnostih za VP, ki jo morajo posredovati skupnemu sekretariatu po elektronski pošti do 31. januarja (za aktivnosti izvedene od 1. marca do 31. avgusta) in do 31. julija (za aktivnosti izvedene od 1. septembra do 28. februarja) vsakega leta
Obrazec za sporočanje sprememb
Predstavitev uporabe celostne grafične podobe in pozicioniranja logotipa - 26.09.2018
Navodila za upravljanje spletnih strani projektov
Navodila za zaklenjeno vsebino
Nova Uredba (EU) 2016/679 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (ki razveljavlja Direktivo 95/46/ES - Splošna uredba o varstvu podatkov) je bila objavljena v Uradnem listu Evropske unije 4. maja 2016 in začela veljati 24. maja 2016, vendar je bilo njeno izvajanje v celoti predvideno po dveh letih, od 25. maja 2018.
Da bi spodbudili uporabo novih pravil o zasebnosti s strani upravičencev Programa Interreg V-A Italija-Slovenija, je Organ upravljanja s podporo Skupnega sekretariata organiziral 25. maja 2018 delavnico za usposabljanje v Gorici, da bi poglobili temo ne samo glede na italijanski in slovenski nacionalni pravni okvir, temveč tudi z vidika skupnosti.
Spodaj je zakonodaja in referenčna dokumentacija:
Operacijo delno sofinancira Evropski sklad za regionalni razvoj
